Un estudio desarrollado por el investigador del Instituto Milenio MIPP, Raimundo Undurraga, en conjunto con investigadores de la Universidad de Chile, PUC Chile, y UC Berkeley, revela cómo el monitoreo del desempeño de los compradores en sistemas de adquisiciones públicas puede mejorar la eficiencia en el gasto público.
La eficiencia en las adquisiciones públicas es un aspecto fundamental para maximizar el valor de los gastos gubernamentales y organizacionales. Sin embargo, la complejidad de los procesos de compra y la falta de incentivos adecuados pueden llevar a ineficiencias significativas y al desperdicio de recursos. En muchos países, la implementación de sistemas de compras electrónicas ha facilitado el seguimiento y análisis de las transacciones, permitiendo identificar áreas de mejora y promover una mayor transparencia y rendición de cuentas.
Chile, a través del sistema de compras electrónicas liderado por ChileCompra, ha sido un referente en América Latina en términos de modernización de las adquisiciones públicas. Este sistema no solo permite la gestión de compras en tiempo real, sino que también proporciona una plataforma para recopilar y analizar datos sobre el desempeño de los compradores. Estos datos pueden ser utilizados por los directores de servicios de compras públicas para evaluar y mejorar la eficiencia de sus equipos, promoviendo prácticas más responsables y eficaces en la gestión de recursos públicos.
Mejorar la eficiencia de las adquisiciones
En ese contexto, el estudio realizado por el investigador del Instituto Milenio MIPP, Raimundo Undurraga (U. de Chile), y los académicos Pablo A. Celhay (PUC Chile), Paul Gertler (UC Berkeley), y Marcelo Olivares (U. de Chile), “How Managers Can Use Purchaser Performance Information to Improve Procurement Efficiency”, examina cómo la información sobre el desempeño de los compradores puede ser utilizada por las unidades de compras públicas del Gobierno de Chile para mejorar la eficiencia en las adquisiciones públicas.
Utilizando datos generados automáticamente por la plataforma de Mercado Publico de ChileCompra, los autores implementaron un experimento para evaluar el impacto de la divulgación de informes de desempeño en el comportamiento de los compradores y la eficiencia de las adquisiciones.
Los informes de desempeño se diseñaron a partir de datos de transacciones, analizando precios pagados, atributos de los productos comprados y otros indicadores clave para calcular el nivel de gasto excesivo por comprador. Estos informes incluían gráficos y comparaciones que permitían a los compradores y directores de servicios identificar áreas de mejora y tomar decisiones informadas para optimizar el proceso de adquisición.
El experimento de campo aleatorizado se llevó a cabo con 184 unidades de compra del sector público, involucrando a más de 3,500 compradores. Las unidades fueron asignadas a uno de tres grupos experimentales:
- Información Pública: Tanto los compradores como los directores del servicio público recibieron informes de desempeño individual. Estos informes contenían detalles específicos sobre las transacciones realizadas, destacando comparaciones con estándares de eficiencia y con el desempeño de otros compradores.
- Información Privada: Solo los compradores recibieron el informe de desempeño individual, mientras que los directores recibieron información agregada sobre el desempeño general de la unidad de compra, sin detalles de eficiencia a nivel de comprador del servicio.
- Grupo de Control: No se entregaron informes de desempeño ni a los compradores ni a los directores del servicio.
Reducción del gasto excesivo
Los resultados del experimento demostraron que los informes de desempeño tuvieron un impacto significativo en la reducción del gasto excesivo, pero este efecto se observó únicamente en el grupo de Información Pública. Los compradores en este grupo mostraron una mayor tendencia a reducir los costos y mejorar la eficiencia cuando sabían que su desempeño era monitoreado tanto por ellos mismos como por sus directores.
Específicamente, las reducciones en el gasto excesivo fueron del 15% en comparación con el grupo de control, lo que se traduce en un ahorro potencial anualizado de aproximadamente 0.15 mil millones de dólares. Este ahorro equivale al 1.2% del gasto de adquisiciones del Gobierno Central de Chile o alrededor del 0.1% del PIB de 2019.
Además, el estudio encontró que las mejoras en la eficiencia fueron más pronunciadas en las unidades de compra donde los compradores y los gerentes compartían una fuerte creencia en la importancia de la eficiencia gubernamental.
El grupo de Información Privada no mostró una reducción significativa en el gasto excesivo, lo que sugiere que la supervisión gerencial y la transparencia desempeñan un rol fundamental en motivar a los compradores a mejorar su desempeño. Los compradores en este grupo no se sintieron lo suficientemente incentivados a realizar cambios significativos sin la presión adicional de la supervisión de sus directores.
Mejorar eficiencia
El estudio resalta varios puntos clave sobre el uso de información del desempeño de los compradores para mejorar la eficiencia en las adquisiciones públicas:
- Importancia de la Transparencia y Supervisión: Los resultados indican que la transparencia y la supervisión gerencial son factores claves para motivar a los compradores a mejorar su desempeño. Los informes de desempeño compartidos tanto con los compradores como con sus jefes fueron significativamente más efectivos en reducir el gasto excesivo que aquellos compartidos solo con los compradores.
- Motivaciones Extrínsecas vs. Intrínsecas: El comportamiento de los compradores mostró que las motivaciones extrínsecas, como la supervisión y la rendición de cuentas, tienen un impacto mayor en la mejora del desempeño en comparación con las motivaciones intrínsecas.
- Cultura Organizacional: La efectividad de los informes de desempeño también depende de la cultura organizacional y la alineación de creencias entre los directores y los compradores. Las unidades de compra donde existía una fuerte creencia en la eficiencia gubernamental lograron mejores resultados, sugiriendo que una cultura organizacional que valora la eficiencia puede potenciar los efectos positivos del monitoreo del desempeño.
- Aplicabilidad de Herramientas Tecnológicas: El uso de sistemas de e-procurement que generan datos detallados y en tiempo real es fundamental para implementar estrategias efectivas de monitoreo del desempeño. Estas herramientas permiten un seguimiento preciso y facilitan la generación de informes detallados que pueden ser utilizados para evaluar y mejorar la eficiencia en las adquisiciones.
Impacto Económico: La reducción del 15% en el gasto excesivo observada en el estudio (equivalente al 1.2% del gasto de adquisiciones del Gobierno Central de Chile o alrededor del 0.1% del PIB de 2019) representa un ahorro significativo para el gobierno, a muy bajo costo. Pequeñas mejoras en la organización de la información disponible en el sistema de compras públicas y una adecuada distribución de dicha información pueden tener un gran impacto en términos de eficiencia del gasto público. Este ahorro puede ser reinvertido en otras áreas prioritarias, generando así un efecto multiplicador que mejore el bienestar general de la sociedad.
